Cette étude s'attache à répondre aux questions suivantes :
Quels sont les enjeux des services généraux ? Quels sont les projets de dématérialisation du courrier entrant ? Quel est le pourcentage d’externalisation des prestations archivistiques ? Quelle est la notoriété des prestataires en archivage auprès des services généraux ? Quelles sont les attentes des services généraux vis-à-vis des prestataires en archivage ?


Voici quelques résultats de l’enquête en ligne menée auprès de 110 responsables de services généraux entre le 06 et le 23 mars 2007 :
Les enjeux
* Près de 75% des responsables de services généraux enquêtés présentent comme premier enjeu de leur fonction la recherche de réduction des coûts, enjeu qui concerne les petites comme les grandes structures. Cette problématique s’est accrue avec le besoin d’améliorer sa compétitivité sur un marché de plus en plus concurrentiel, pour garantir la pérennité de l’entreprise.

Dématérialisation du courrier entrant
* La grande majorité des services généraux (83%) ne numérise pas le courrier entrant. Pour 11% d’entre eux, le courrier entrant est numérisé seulement en partie et enfin, seulement 6% des services généraux interrogés le numérisent en totalité. On s’aperçoit donc que la dématérialisation du courrier est encore très peu entrée dans les mœurs.
* 30% des services généraux ont un projet de dématérialisation du courrier entrant, à court (16%), moyen (10%) ou long terme (3%). 46,6% des organisations publiques ou parapubliques ont un projet de dématérialisation à court ou moyen terme tandis que seulement un quart des entreprises privées en ont un. Ceci s’explique par les grandes réformes de modernisation de l’État qui sont en cours sous l’impulsion de la DGME (Direction Générale de Modernisation de l’État), sous le vocable d’e-administration.

Gestion des archives physiques
* 60% des services généraux sont les décisionnaires financiers en matière de gestion des archives physiques.
* Les deux tiers des services généraux gèrent leurs archives en interne. Seulement 36% de services généraux les externalisent en totalité (pour 11% d’entre eux) ou en partie (pour un quart d’entre eux).

Les prestations externes en archivage
* Parmi les services généraux qui n’externalisent pas, 15% ont un projet d’externalisation des prestations en archivage physique.
* Cité par 87% des services généraux interrogés, le coût reste le premier critère de choix d’un prestataire en archivage, d’autant plus pour les petites entreprises.
* Selon 65% des services généraux enquêtés, le gain de place est, de loin, le premier avantage cité pour faire appel à un prestataire en archivage.
* Les attentes des services généraux vis-à-vis des prestataires en archivage résident dans le service apporté (réactivité, délais de consultation courts, bonne gestion, confidentialité et sécurité) tout en exigeant des coûts réduits (premier critère de choix). Ils souhaitent le meilleur rapport qualité-prix.

* A peine 20% des responsables de services généraux (sur la totalité des répondants) sont responsables de l’archivage électronique. Ce dernier est une prérogative de la direction des systèmes d’information (DSI), qui exerce cette fonction seule ou en collaboration avec les services généraux ou avec un tiers-archiveur.

Introduction
Méthodologie et description de l’échantillon

1. Présentation et enjeux des services généraux
1.1 La fonction services généraux et ses enjeux
1.2 Le rôle des services généraux dans la gestion des documents et des archives
1.3 Les lois et normes dans le domaine de la gestion des documents et des archives
1.3.1 Les lois et normes en matière d’archivage et d’externalisation des archives physiques
1.3.2 Les trois âges des archives
1.3.3 Les durées de conservation des archives
1.4 Les lois et normes en matière de document et d’archive électronique
1.4.1 La reconnaissance légale du document numérique
1.4.2 Les lois, règlements et normes se multiplient afin de renforcer la confiance dans le document numérique

2. Analyse de l’existant en matière de gestion des documents dans les services généraux
2.1 La gestion du courrier entrant
2.1.1 Dématérialisation : état des lieux
2.1.2 Externalisation de la dématérialisation des courriers entrants
2.2 La gestion de l’archivage physique, prérogative essentielle des services généraux
2.2.1 Comment s’informent les services généraux sur les problématiques d’archivage
2.2.2 L’effectif consacré aux archives
2.2.3 La gestion en interne des archives
2.2.4 L’externalisation des prestations en archivage
2.2.5 La notoriété assistée et spontanée des prestataires
2.2.6 Les attentes vis- à-vis des prestataires
2.3 Manque de maturité pour l’archivage électronique

3. Analyse de l’offre du marché en matière d’archivage et de numérisation
3.1 Le marché de la prestation en archivage physique
3.2 Le marché des éditeurs en logiciels en archivage physique
3.3 Le marché des prestataires en numérisation

Conclusion

Glossaire

Annexes